Chaos in je hoofd? Ontdek zelf de kernoorzaken en de oplossingen

Herken je dat? Dat gevoel dat je het overzicht totaal kwijt bent, dat alles door elkaar loopt en dat je in je hoofd een chaotische takenlijst meesleept? Je wordt overvallen door deadlines die ineens heel dichtbij komen, of je vergeet afspraken simpelweg omdat de berg werk zich blijft opstapelen. Deze mentale chaos zorgt voor enorme stress, en die negatieve stress maakt de situatie alleen maar erger.

Wanneer ik over ’taken’ spreek, bedoel ik alles wat je nog moet doen: van het huishouden en privé-opdrachten tot je zakelijke mailbox. Als die lijst een onoverzichtelijke kluwen wordt, blokkeer je. Je krijgt niets meer uit je vingers, slaapt slecht of krijgt fysieke klachten zoals hoofdpijn.

De valkuil van de ‘snelle oplossing’

Wat veel mensen doen als ze deze paniek voelen, is grijpen naar een nieuw systeem. Een nieuwe agenda, een hippe planner of een ander notitieboekje dat door een influencer wordt aangeprezen. Vaak maakt dit de chaos alleen maar groter. Voor je het weet heb je een to-do-lijst nodig voor al je verschillende lijstjes.

De oplossing ligt namelijk niet in een nieuw boekje, maar in het begrijpen van de kernoorzaak. Er zijn veel verschillende redenen waarom chaos ontstaat, en dat betekent dat er ook verschillende oplossingen zijn. Ik onderscheid hierin drie categorieën.

Categorie 1: Gebrek aan planning en ordening

In de eerste categorie zit het probleem helemaal aan de voorkant: je weet simpelweg niet wanneer je iets moet doen. Het is één groot open veld van taken zonder structuur.

• Niet vooruitkijken: Veel taken zie je van tevoren aankomen (via mail of lopende projecten). Als je vergeet vooruit te kijken, kun je de benodigde tijd niet goed reserveren in je agenda.
• Geen stappenplan: Zelfs als je weet wat de taak is, ontbreekt vaak het inplannen van de specifieke stappen.
• Versnipperde systemen: Het gebruik van verschillende papieren en digitale lijstjes naast elkaar zorgt ervoor dat je het totaalplaatje mist.
• Geen archief: Zonder een goed systeem voor je mailbox of documenten wordt alles één grote bult waarin niets meer terug te vinden is.

Categorie 2: De blokkade bij de start

In de tweede categorie weet je wel wat en wanneer je iets moet doen, maar je begint er simpelweg niet aan. Dit heeft vaak een mentale oorzaak.

• Onzekerheid en uitstelgedrag: Als je een taak spannend vindt, ga je het uitstellen. Hierdoor bouwt de spanning zich alleen maar verder op.
• Informatie niet goed verwerken: Soms lees je een opdracht niet rustig door. Je scant de tekst vluchtig omdat je het druk hebt. Je brein merkt dat er informatie ontbreekt, wat een onveilig gevoel geeft waardoor je blokkeert.
• De taak is te groot: Als een project als een enorme berg voelt, bevries je. De oplossing is hier vaak het opknippen in kleine, behapbare stappen.

Categorie 3: Moeite met afmaken

In de laatste categorie heb je overzicht en ben je ook daadwerkelijk gestart, maar maak je de taak niet af. De ‘restjes’ blijven liggen en stapelen zich op.

• Verkeerde inschatting: Je hebt de tijd te kort ingeschat, waardoor het laatste deel van de taak niet meer in je planning past.
• Afleiding door derden of zijwegen: Je laat je meeslepen door nieuwe ideeën van anderen of je dwaalt af naar details die er op dat moment niet toe doen.
• Perfectionisme: Je blijft eindeloos schaven en die ‘puntjes op de i’ zetten, waardoor een taak nooit echt wordt afgerond.

Aan de slag: Zoek de kern

Het heeft geen zin om een planning-cursus (oplossing voor categorie 1) te volgen als jouw probleem eigenlijk perfectionisme is (categorie 3). Wil je de chaos in je hoofd aanpakken? Begin dan met de vraag: Wat bedoel ik precies met mijn chaos?

Is het een gebrek aan overzicht? Is het uitstelgedrag? Of is het de moeite met afronden?

Een handige methode om hier achter te komen is de ‘5x Waarom’-techniek (of de ‘5x Hoe-methode’). Blijf jezelf doorvragen totdat je bij de echte bron van het probleem komt.

Hulp nodig? Wil je hier meer over weten? In mijn gratis werkboek leg ik dit nog verder uit. Je kunt het downloaden in de basisbibliotheek op www.basisbegrip.nl. Vind je het fijner om hier eens samen naar te kijken? Vraag dan een sparringgesprek aan via de website. Vaak kunnen we in één gesprek al tot de kern van de chaos komen en een gerichte oplossing vinden.

PS, je kan de blog ook beluisteren als podcast