Beste anti-stress tip: Plannen en taken afwerken

Alles tegelijk
Er zijn van die dagen dat echt alles tegelijk lijkt te komen en dat kan een enorm gevoel van drukte en stress geven. Dat drukke gevoel wordt voornamelijk versterkt door het gebrek aan overzicht, een nog ontbrekende planning en een gevoel van onzekerheid over wat komen gaat. Hoe drukker je dag en hoe voller de to-do lijst is, des te belangrijker is het om meer kalmte, overzicht en structuur aan te brengen. Door chaos en drukte in je hoofd heb je geen concentratie en geen focus meer, maar wel een blokkade om aan de slag te gaan. In drukke tijden merk ik hoe fantastisch het werkt als ik gewoon een overzicht maak van alles wat ik moet doen en dit letterlijk in ga plannen. Dan krijg ik veel meer gedaan en ik heb niet de neiging om in de stress te schieten.

Planning en takenlijst
Het uitgangspunt daarbij is dat je een planning maakt of een takenlijst afwerkt volgens logica en op prioriteit. Dat begint ermee dat je de dingen die je te doen hebt ziet als taken en daar een lijst van maakt. Als je weet dat je nog van alles moet doen, maar die dingen zitten als losse gedachten in je hoofd, dan voel je je namelijk veel drukker dan nodig. Dus kalmeer, denk rustig na, breng overzicht aan en maak een lijst van alles wat je moet doen.
Kies daarna een volgorde voor het afwerken van de lijst met taken. Dat kan het beste op basis van prioriteit. Wanneer moet iets af zijn. Allereerst start je met de dingen van die dag af te maken of af te ronden. Direct, zonder uitstel. Dat is logisch, want uitstellen en iets later weer oppakken kost namelijk extra tijd. Dus als je bijvoorbeeld bij een vergadering was en jij moet de notulen uitwerken, dan doe je dat direct.
Als je de taken van die dag of de taken die er nog lagen af hebt gemaakt, dan begin je met een schone lei aan de taken die je nog moet doen. De volgorde wordt dan bepaald door prioriteit en dus niet door wel of geen zin hebben. Als alles toevallig dezelfde prioriteit heeft dan kies je iets praktisch wat de volgorde bepaalt. Bijvoorbeeld ‘van boven naar beneden’ op het lijstje of de dagen van de week. Het maakt niet uit, als je maar een volgorde hebt om je aan vast te houden.
Als je een volgorde hebt ga je gewoon beginnen. Zonder te denken aan hoeveel je nog moet doen, zonder te blijven hangen in dat iets vervelend is, zonder gevoel en emoties. Je sommeert je hoofd tot stilte en je focus is alleen maar gericht op die eerste opdracht. Als die af is ga je door naar nummer twee en zo verder. Zo ga je door tot het af is of bijna af en vanzelf haal je het einde van je to-do list. Een grappige bijkomstigheid is dat je een bepaalde kick zal gaan voelen om items af te vinken. Alleen dat al maakt dat je meer gedaan zal krijgen.
Let wel op dat je een realistische planning maakt. Als je in je agenda ziet dat je een groot deel van je dag allerlei afspraken hebt, dan is het niet logisch dat tientallen taken op de lijst zet. Dan moet je daar ruimte voor maken bijvoorbeeld de volgende dag. Daarom is vooruitkijken zo belangrijk.

Vooruitkijken en beheersen
Want wat hier ook bij komt kijken is het beheersen van je agenda en takenlijst. Dat betekent dat je weet wat daar in staat en ook dat je weet wat je voor elk item moet doen. Maak er een routine van om elke week je agenda een maand of twee maanden vooruit te bekijken. Sta even stil bij elk item, bedenk of daar voorbereiding of uitwerking voor nodig is en hoeveel tijd dat kost. Vervolgens plan je dat in of blok je het in je agenda. Afspraken of taken staan meestal niet op zichzelf namelijk, daar zit vaak iets aan vast en het is heel normaal dat je dat ook verwerkt als taak in de agenda. Veel mensen vergeten dat en dat brengt ze vervolgens in de stress, omdat ze onverwachts toch nog iets moeten voorbereiden terwijl de hele agenda al vol is. Daarnaast plan je dus ook het afwerken van je takenlijst met overige taken in. Je weet dat je ze moet, dus het is niet meer dan logisch om daar tijd voor te blokken.
Bovenstaande tips geven een gevoel van rust, overzicht en regie. Jij beheerst je agenda of takenlijst, niet andersom. Uiteraard maakt dat je takenlijst niet korter, maar het voelt wel veel rustiger en geeft je meer energie om het te doen.

Wil je dit graag gaan toepassen, maar wil je nog advies over hoe dit te doen? Boek dan voor jezelf een advies-sessie. Meer informatie hierover vind je in de BasisBegrip Shop

Groet Sandra