Minder stress door meer structuur

Drukte en stress
Iedereen is druk en iedereen zou wel meer willen doen dan dat past in een dag. Je hebt vaker ‘werk’ dan ’tijd’ over als je gaat slapen. To-do lijstjes zijn overvol en soms heb je er meerdere, zodat je een to-do lijst nodig hebt om alle verschillende lijstjes af te werken. Het aanbrengen van structuur in je manier van werken, daar waar kan, is dan heel erg handig. Met structuur bedoel ik dat je een vaste manier van aanpakken hebt en dat blijft doen. Daarom in deze blog een lijstje tips, op het gebied van persoonlijke effectiviteit, om uit te kiezen. Ik heb het vast al eens eerder gehad over deze tips, maar herhaling kan geen kwaad toch? Je hoeft overigens niet alle tips toe te passen. Bedenk eerst waar jij echt tegenaan loopt en waarom. Op basis van deze analyse weet je wat jij moet doen om bijvoorbeeld stress te verminderen.

Tips voor meer efficiëntie

• Breng overzicht aan en werk bijvoorbeeld in ’taak-blokken’ (een uur mail, een uur administratie, een uur huishouden).
• Plan taken letterlijk in voor jezelf en houd je er aan.
• Doe dingen die direct kunnen ook echt direct (uitstellen en opstapelen kost tijd).
• Laat je niet afleiden (zet bijvoorbeeld het geluid van de mail uit als je daar niet mee bezig bent).
• Zeg “nee”, bewaak jouw agenda (niemand heeft überhaupt meer iets aan je als je te gespannen bent).
• Beslis dat je niet geleefd wordt en zeg dat gewoon tegen jezelf. En als er toch onverwachte dingen gebeuren dan bepaal jij hoe je die aanpakt.
• Werk email direct af, want steeds opnieuw lezen kost namelijk tijd.
• Niet (teveel) multi-tasken. Eén taak per keer en deze ook afmaken.
• Kalmeer! Soms is het zo druk in je hoofd met denken aan de drukte dat er niets meer uit je vingers komt omdat je blokkeert.
• Prioriteer, niet alles is even belangrijk voor jou (ook al vindt een ander dat misschien wel).
• Bereid iets goed voor (maar ook weer niet te hysterisch, zodat het meer tijd kost dan oplevert).
• Werk eventueel vooruit als je al aan ziet komen dat de volgende week nog voller is dan deze week.
• Vind werkbare, handige hulpmiddelen of een eigen ‘systeem’, bijvoorbeeld een bepaald soort agenda of to-do lijst, en blijf daarbij. Switch niet steeds zodat je opeens 100 lijstjes of to-do apps hebt.
• Niet uitstellen en te veel nadenken over iets wat je moet doen, want dan wordt het steeds moeilijker.
• Maak iets niet te moeilijk. Dingen kunnen heel groot worden in je hoofd en dan zie je het niet meer voor wat het is. Relativeer een beetje en blijf bij de feiten.
• Soms moet je een dag of avond extra bijwerken, even doorgaan en schoon schip maken, voordat dat je kan starten met gestructureerd werken.
• Kijk naar tips van anderen, haal er informatie uit waar jij een klik mee hebt en pas het toe op jouw manier.
• Maak i.p. de werkzaamheden en (bijbehorende) taken van die dag ook echt diezelfde dag af.

Maar bovenal, raak niet in de stress. Ook niet als bovenstaande vandaag even niet lukt…morgen is er weer een dag.

Een uitgebreidere uitleg over bovenstaande tips vind je in de toolkit ‘Persoonlijke effectiviteit’. Deze kun je bestellen en downloaden als een invulbare PDF voor 7,95 euro in de BasisBegrip Shop.

Vele succes! Sandra